Завёл себе давно уже "Зачётку" от Contex - отличная база данных, в отличие от Экселя присутствуют все необходимые поля, в том числе для фотки. И в отличие от Экселя хорошо защищена. Хотя мне защищаться не от кого - но оценил.
Скачать можно туточки