Девушки явно бесятся из-за понимания необходимости отвечать за свои поступки.
Раньше как просто было - вышел конфликт с клиентом, написали плохой отчет - да плевать, сменила номер да и все - чистая опять, можно дальше клиентов привлекать, автор отчета далеко не всегда имеет возможность отслеживать смены номеров.
А сейчас находятся добровольцы, которые это делают (честь им и хвала, это действительно затраты времени) - и это дисциплинирует девушек, заставляет более ответственно относится к своим действиям, понимая что нужно внимательно и ответственно относится к каждому клиенту, а не считать их за палко-час.

И плохую историю надо погашать хорошими отчетами а не нытьем, что это было давно и девушка давно исправилась.

Если исправилась - то из хороших отчетов это отлично будет видно и любой нормальный человек это поймет и с удовольствием придет несмотря на старые плохие.