прилепить пару окошек не так просто. я уже устал повторять, что мы пользуемся стандартной программой конференций. в нее безусловно возможно внести изменения. но раз в месяц-два выходит новая версия. каждый раз переносить эти изменения - это надо отдельного человека под это дело иметь.
я могу посадить людей разрабатывать специальную конфу под "отчеты". но это будет совсем другая конфа, со своими никами, с гораздо более простыми возможностями. мы используем коммерческий продукт стоимстью $100 (честно купленный кстати). что бы сделать свое аналогичное + добавить свои фичи, надо затратить немало времени и соответсвенно денег. про изменение готового продукта - см. выше.

уверяю, что гораздо проще научить народ правильно писать. в т.ч. и новичков. это не так сложно как кажеться.

надо составить четкие и понятные инструкции что должно быть в отчете и в каком формате (ессно должно быть аналогично как это пишут Архивариусы в Избарнном). инструкции эти поместить в FAQ (которы тоже кстати не переписан). я могу без проблем сделать, что когда человек хочет написать новое сообщение, выдается предупреждение:
"Если Вы пишете отчет в КЛС, и делаете это в первый раз, внематочно прочитайте инструкции КАК надо писать отчет." и дать ссылку на инструкции (инструкции могут быть в обычном посте, который в случае чего можно легко подправить).
Если человек написал что-то "не по формату", то его вежливо поправляют участники, а модераторы или он сам исправляют ошибки.
так что предлагаю любому модератору КЛС опубликовать тему "Формат отчетов в КЛС" (и залочить сразу). это будет так сказать бета-версия. дальше всеми высказываются пожелания по изменениям и добавлениям, которые можно сразу вносить в инструкцию.

еще можно сделать КЛС премодерируемым, т.е. сообщения не будут появляться до утверждением модератором, но для этого надо несколько большее кол-во модераторов активно читающих форумы. задержка в публикации не должна превышать 2-3 часов. но и при этом варианте инструкцию по формату отчетов все равно надо составить и опубликовать.