я не уверен что "темой нового сообщения может являться только НОВЫЙ город или регион" это идеальное решение.
может начать с того, что просто как обычно писать отчеты (а в правилах написать, что в сабжекте обязательно должно быть название города). если по какому-то городу начнут писать достаточно много, создавать под него отдельную конфу.
а переносить отчеты не получиться. можно переносить только в другую конфу. а ты, как я понял, имел ввиду "подцеплять" новые ветви к уже существующим. такой возможности нет.